※本記事は2026年6月時点の情報と、当社の業務改善（BPR）支援の実務にもとづく内容です。

「業務フロー図を作りたいが、どの記号を使い、どこまで細かく書けばいいのか分からない」——これは、業務改善やマニュアル整備の現場でいちばん多い悩みです。実は、業務フロー図はたった3つの記号と、たった1つの粒度ルールを押さえれば、誰でも実務で使える図が描けます。

この記事では、業務フロー図の作り方を、①目的を決める→②登場人物を出す→③作業を洗い出す→④記号で並べる→⑤粒度を揃えるの5ステップで解説します。多くの人がつまずく「粒度（どこまで細かく書くか）」の決め方も、当社のBPR支援での実務感覚を交えて具体的に示します。記事末では、埋めるだけで作れる業務フローテンプレートも無料配布しています。

この記事の監修：大槻 伸夫（キュリオシティ株式会社 代表取締役CEO）。”現場主義 × AI”で大手企業の業務改善（BPR）・PMI（買収後統合）を伴走支援。

結論：業務フロー図は「記号3つ＋スイムレーン＋粒度ルール」で作れる

先に結論です。きれいな業務フロー図を作るのに、難しい記法は要りません。押さえるのは次の3点だけです。

• 記号は3つ：開始/終了（端子）・処理（四角）・判断（ひし形）。まずはこれで十分
• スイムレーン：「誰が（どの部署が）」やる作業かをレーンで分け、受け渡しを可視化する
• 粒度は「ハンドオフ単位」で統一：作業が次の人・次のシステムに渡るところで1ステップとする

逆に言うと、業務フロー図が「使えない図」になる原因は、ほぼ粒度のバラつきです。1枚の中で、ある作業は細かく、別の作業は大雑把——これだと読めません。粒度の揃え方は本記事の中心テーマとして後ほど詳しく扱います。

なお、業務フロー図は単体で作るものではなく、業務一覧表とセットで作るのが王道です。全体像の作り方は 業務可視化のやり方｜業務一覧・フロー図の作り方3ステップ で解説しています。本記事は、そのうち「フロー図」に絞って深掘りします。

そもそも業務フロー図とは？業務一覧との違い

業務フロー図とは、ある業務がどんな順序で・誰から誰へ受け渡されて進むかを図で表したものです。「業務の地図」と考えると分かりやすいでしょう。

混同しがちな業務一覧表との違いは、役割です。

まず一覧で全業務を網羅し、その中の重要・複雑・属人化している業務だけをフロー図にする——この順番が効率的です。すべての業務をフロー化する必要はありません。

業務フロー図には最低限、次の4要素を盛り込みます（参考：業務フロー図の書き方｜strap）。

• 誰が（担当・部署）
• いつ・何をきっかけに（トリガー）
• どんな作業を（処理）
• どういう場合に（条件分岐）

この4つが読み取れれば、図として合格です。

業務フロー図の作り方【5ステップ】

実際の手順を5ステップで示します。順番を守ることが、手戻りを防ぐ最大のコツです。

ステップ1：目的と範囲を決める

最初に「何のためにこのフロー図を作るのか」を1行で決めます。目的が「業務改善のためのムダ発見」なのか「新人教育のためのマニュアル」なのかで、書く粒度も範囲も変わるからです。あわせて、フローの開始（どこから）と終了（どこまで）も決めます。ここが曖昧だと、図が無限に広がります。

ステップ2：登場人物（担当・部署）を洗い出す

その業務に関わる人・部署・システムを書き出します。これが後でスイムレーン（レーン分け）になります。「自部署だけ」で完結する業務は少なく、たいてい他部署や顧客・システムが登場します。

ステップ3：作業（処理）を時系列で洗い出す

開始から終了まで、発生する作業を時系列で書き出します。この段階では記号を気にせず、付箋やExcelの行に「○○を確認」「△△に送付」と並べるだけで構いません。

ステップ4：記号に置き換えて並べる

洗い出した作業を記号に置き換え、矢印でつなぎます。使う記号は次章の3つだけ。担当ごとにレーンを分けながら、左→右（または上→下）に流していきます。

ステップ5：粒度を揃えて整える

最後に全体を見渡し、粒度（細かさ）を揃えます。ここが品質を決めます。やり方は後述の「粒度の決め方」で詳しく解説します。

実務の所感ですが、いきなり清書のフロー図を描こうとすると必ず失敗します。まずラフに描き、現場と一緒に直すのが正解です。動画でも「業務フロー図は2度作る、いきなりフローチャートは作らない」と解説されています（参考：YouTube）。1度目はたたき台、2度目で清書、と割り切りましょう。

押さえる記号はこの3つ＋αだけ

業務フロー図は、難しい記法（BPMNなど）を使わなくても、3つの記号で現場が読める図になります（参考：業務可視化ノート）。

必要に応じて足すなら、次の2つで十分です。

• データ／帳票：書類・データ（平行四辺形などで表す）
• 矢印：作業の順序・流れ

記号を増やすほど図は読みにくくなります。使う記号は必要最小限に——これが鉄則です。凝った記法より「現場の誰が見ても分かること」を優先しましょう。

【最重要】粒度の決め方＝「ハンドオフ単位」で揃える

業務フロー図でいちばん差がつくのが粒度です。細かすぎると図形が増えて見通しが悪く、粗すぎると必要な情報が抜けます。

当社のBPR支援で実際に使っている、いちばん再現性が高いルールはこれです。

1ステップ＝「ハンドオフ（受け渡し）の単位」で揃える。
仕事を受けてから、次の人・次のシステムに渡すまでを1ステップとする。

これは専門家の見解とも一致します。業務改善に活用するなら、粒度は「ハンドオフの単位」に統一するのが良いとされています（参考：業務改革ガイド）。具体的には、次の2軸で「図形を分けるか・まとめるか」を判断します（参考：業務可視化ノート）。

• 担当者が変わったら、図形を分ける
• 媒体（システム・帳票）が変わったら、図形を分ける
• 逆に、同じ担当・同じ媒体で連続する細かい操作は、1つの処理にまとめる

もう一つの実用的な目安が「A4用紙1枚に収まるか」です（参考：ナビゲート）。1枚に収まらないほど複雑なら、業務を区切りのいいところで分割します。1枚に収まる粒度は、結果的に「人が一目で追える粒度」とほぼ一致します。

当社の所感として、フロー図でつまずく人の根本原因は、たいてい粒度ではなく『その前の作業の洗い出し（棚卸し）不足』です。棚卸しが甘いままフロー化すると、描いている途中で「あれ、この間に何か作業があるはず」と何度も手が止まります。フローが書けないと感じたら、一段戻って棚卸しを見直すのが近道です（参考：フローチャートが描けない理由｜YouTube）。

スイムレーンで「誰が」を一目で分かるようにする

業務フロー図を実務で使えるものにする決め手がスイムレーンです。スイムレーンとは、担当者・部署ごとにゾーン（レーン）を分ける仕切りのこと。水泳のコースのように、どの作業が誰の担当かがひと目で分かります（参考：ベイズマネジメント）。

• レーンは部署・担当・システムなどの単位で区切る
• やり取りの多い部署同士は隣り合わせに置くと、矢印が交差せず見やすい
• A4縦で印刷するなら縦レーン、ワイドモニターで見るなら横レーンと使い分ける

スイムレーンを引くと、「この承認、3つの部署をまたいでいて時間がかかっている」といったムダや停滞が視覚的に浮かび上がります。改善のための業務フロー図なら、スイムレーンはほぼ必須と考えてよいでしょう。

作成ツールの選び方｜Excel・PowerPoint・作図ツール

ツールは目的で選びます。高機能なツールが正解とは限りません。

迷ったら、まずは手元のExcelかPowerPointで十分です。ツール選びに時間をかけるより、早く描いて現場と直すほうが、はるかに価値があります。なお、公的にも業務フローの可視化は推奨されており、中小企業庁の「ミラサポplus」では経営の棚卸しに業務フローシートの活用が案内されています（参考：ミラサポplus）。

現場でつまずく3つの落とし穴と回避策（実支援の所感）

手順自体はシンプルですが、現場では決まったところでつまずきます。当社の支援現場で繰り返し見てきた典型と回避策です。

落とし穴①：現場が本音のフローを教えてくれない

「フロー図を作る」と言うと、現場は「自分の仕事のムダを指摘される」と身構え、建前の（あるべき論の）フローしか出てきません。これでは実態が描けません。

ここで効くのが「一緒に作る」という姿勢です。DX支援に携わる実務家も、「DX支援で一番効果あるのは便利なシステムを使うとかじゃなく『業務フロー図を一緒につくってあげます』なんじゃないか」と指摘しています。フロー図づくりは現場への”指導”ではなく、現場との”共同作業”。「これは犯人探しではなく、業務の地図を一緒に作る作業です」と最初に握ると、本音のフローが出てきます。

落とし穴②：1枚に詰め込みすぎて誰も読めない

例外処理や枝分かれを全部1枚に描き込むと、矢印が絡み合った”スパゲッティ図”になります。前述のとおりA4一枚を目安に分割し、まずは「主たる正常系の流れ」を1枚に。例外・イレギュラーは別図に切り出すのが、失敗しないコツです（参考：わかりにくい業務フロー図を作ってしまうあなたへ｜YouTube）。

落とし穴③：フロー図を作って満足してしまう

きれいなフロー図ができると達成感で止まってしまいがちですが、フロー図はゴールではなく改善の出発点です。実際、当社のあるBPR支援先では、部門の業務をフロー化した結果、属人化・二重入力・確認待ちなどに分類される数十件規模の課題が浮かび、それをインパクト×実行容易性で複数の改善施策に束ねて優先順位を付けたことで、初めて現場が動き出しました（業界・数値は守秘のため概算）。フロー図は、課題の発見と施策づくりまで進めて初めて価値が出ます。

可視化した課題をどう束ねて改善するかは、業務改善の進め方5ステップ｜現場が動く改善の型で、洗い出した改善案を社内で通すコツは通る業務改善提案の書き方で解説しています。

AIで業務フロー作成を時短する（現場主義 × AI）

近年は、ヒアリングのメモや議事録をAIに渡し、業務フローのたたき台（手順の箇条書きや簡易図）を自動生成させる進め方も現実的になりました。当社でも、現場ヒアリングの文字起こしからAIで「作業の洗い出し（ステップ3）」のたたき台を作り、人がスイムレーンと粒度を整える、という分担で時間を圧縮しています。

ただし、AIが作るのは”あるべき論”のきれいなフローになりがちで、現場の実態（裏ワザ・例外運用・属人化）は人が拾うしかありません。AIで初稿を高速化し、最後は現場と一緒に直す——この”現場主義 × AI”の組み合わせが、いまの最適解です。

まとめ｜まずは「3記号＋ハンドオフ単位」で1枚描いてみる

業務フロー図の作り方を整理します。

• 記号は 端子・処理・判断の3つ でまず十分
• スイムレーンで「誰が」を可視化し、受け渡しの停滞を見つける
• 粒度は 「ハンドオフ単位」で統一し、A4一枚に収める
• 手順は 目的→登場人物→作業洗い出し→記号で配置→粒度調整 の5ステップ
• いきなり清書せず2度描く。現場とは「犯人探しでなく地図づくり」と握る
• フロー図はゴールではなく、課題発見と改善の出発点

まずは1業務を選び、3記号で1枚描いてみましょう。記号・スイムレーン・粒度の欄をあらかじめ用意した業務フローテンプレートを使えば、迷わず作り始められます。

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記号の凡例・スイムレーン・作業欄をセットしたテンプレートです。埋めるだけで、実務で使える業務フロー図の下書きが完成します。
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• 業務改善の進め方5ステップ｜現場が動く改善の型
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監修者

大槻 伸夫｜キュリオシティ株式会社 代表取締役CEO
“現場主義 × AI” で大手企業の業務改善（BPR）・PMI（買収後統合）を伴走支援。業務の可視化・フロー化から課題構造化・施策・定着までを手がける。自社で進捗管理プロダクト「PMI Manager」を開発。